Hoe RuilJeHuisarts met persoonsgegevens omgaat.

1. Wie is verantwoordelijk?

RuilJeHuisarts is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via ruiljehuisarts.nl. Deze verklaring geldt voor het gebruik van de website, het inschrijfformulier, het dashboard, ruilverzoeken en bijbehorende e-mailcommunicatie.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken gegevens die nodig zijn om een ruilmogelijkheid te zoeken, te beoordelen en te begeleiden:

• naam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
• adres, postcode, woonplaats en afstandsgegevens;
• gegevens van uw huidige huisartspraktijk;
• eventuele gezinsleden die mee willen ruilen;
• gegevens over ruilverzoeken, reacties, status en correspondentie;
• technische gegevens zoals sessiegegevens, IP-adres, foutlogs en beveiligingslogs;
• betaal- of donatiegegevens wanneer u een betaling of donatie doet.

Wij vragen niet om medische klachten, diagnoses, medicatie, behandelgegevens of gegevens uit uw medisch dossier. Gegevens over uw huisartspraktijk kunnen wel iets zeggen over uw zorgrelatie. Daarom verwerken wij deze gegevens terughoudend en alleen voor het ruilproces.

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

• aanmaken, activeren en beveiligen van uw account;
• controleren of uw adres en praktijkadres bruikbaar zijn voor afstandsberekening;
• zoeken naar wederzijdse ruilmogelijkheden;
• tonen en coördineren van ruilverzoeken in uw dashboard;
• informeren van betrokken patiënten en praktijken wanneer een ruilproces dat vereist;
• opstellen en verifiëren van ruilbewijzen;
• afhandelen van vragen, support, betalingen, donaties en administratie;
• beveiliging, foutanalyse en verbetering van het platform.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van deze AVG-grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: om uw inschrijving, account en ruilverzoek te behandelen.
• Toestemming: wanneer u gegevens verstrekt voor het ruilproces of een optionele actie gebruikt.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie, foutanalyse en verbetering van het platform.
• Wettelijke verplichting: voor administratie, fiscale bewaarplichten of verplichte verzoeken van bevoegde instanties.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor u het platform gebruikt:

• Ruilpartner: beperkt tot informatie die nodig is om een mogelijke ruil te beoordelen, zoals uw naam en relevante ruilcontext.
• Betrokken huisartspraktijken: gegevens die nodig zijn om identiteit, praktijkrelatie, adres en ruilverzoek te beoordelen.
• Dienstverleners: hosting, e-mail, IT-beheer, beveiliging, betaling en administratie.
• Externe bronnen: postcode- en praktijkinformatie kan worden gebruikt om adressen of praktijken te controleren. Wanneer u Huisartsinfo.nl opent, gebruikt u een externe website.
• Bevoegde instanties: alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan zorgverzekeraars, adverteerders of andere partijen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het ruilproces, accountbeheer, beveiliging en wettelijke verplichtingen. In de praktijk gebruiken wij de volgende criteria:

• account- en ruilgegevens zolang uw account actief is of zolang een ruilproces loopt;
• gegevens die nodig zijn voor bewijs, support of geschilafhandeling zolang dat redelijkerwijs nodig is;
• technische logs zolang nodig voor beveiliging, foutanalyse en misbruikpreventie;
• financiële administratie volgens de wettelijke fiscale bewaartermijnen.

U kunt verzoeken uw account en gegevens te verwijderen. Soms moeten wij bepaalde gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sessiebeveiliging, logging, updates en beperkte toegang tot systemen.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicovrij. Als er onverhoopt sprake is van een datalek, handelen wij dit af volgens de geldende AVG-verplichtingen.

8. Cookies

RuilJeHuisarts gebruikt functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor sessies, inloggen, beveiliging en voorkeuren. Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies. Voor functionele cookies is geen aparte toestemming nodig.

9. Uw rechten

U heeft onder de AVG onder meer het recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekken van toestemming, voor zover verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt een verzoek sturen naar info@ruiljehuisarts.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.

10. Klacht indienen

Heeft u een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op, dan zoeken we naar een oplossing. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer het platform, de wet of onze werkwijze verandert. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers via de website of per e-mail.